Graduação cursando em Administração, Secretariado Executivo ou áreas relacionadas.Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente em um ambiente de escritório.Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.Capacidade de resolver problemas de forma proativa e eficiente.Forte atenção aos detalhes e habilidades organizacionais.Disponibilidade para lidar com situações emergenciais fora do horário comercial, quando necessárioEstamos em busca de uma Secretária Executiva para se juntar à nossa equipe dinâmica. Este papel é fundamental para garantir que nosso escritório seja um ambiente acolhedor, funcional e produtivo para todos os membros da equipe.A secretária será responsável pela recepção e apoio administrativo, além de fornecer suporte essencial para as operações diárias junto com o CEO.Quais serão os principais desafios? Realizar atendimento pessoal e telefônico na recepção e controle de malotes e correspondências, recebimento de periódicos, agendamento e organização das salas de reuniões, solicitação de mobiliário, equipamentos, materiais gerais de expediente, liberação de veículos e vouchers de estacionamento.Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como organização de viagens e pagamentos de contas, facilitando a organização de suas demandas.Identificar e resolver proativamente problemas relacionados às instalações, equipamentos e suprimentos do escritório.Solicitar reservas de hotéis, passagens de ônibus e voos para os colaboradores, realizando as cotações a fim de manter o controle das despesas e redução dos custos operacionais.Realizar a cotações de diversos segmentos e compras, manutenção predial e contratação de terceiros para regularização das necessidades prediais, dispondo dos materiais para conclusão dos serviços visando redução dos custos e organização do ambiente físico de trabalho.Receber notas fiscais e efetuar lançamentos no Pipefy (sistema para gestão de processos e pagamentos), incluindo a fatura do cartão de crédito corporativo, visando assegurar a eficiência nos processos e o pagamento dos serviços contratados pela HelpMed. Realizar entrega de crachás e jalecos para médicos parceiros, conforme negociação do contrato com o contratante.Apoiar diretores, buscando a otimização do tempo e eficiência de suas atividades, através do controle de agendas, antecipação de riscos e resolução proativa de problemas, visando permitir que eles concentrem seus esforços em questões estratégicas.Oferecer assistência em demandas pessoais dos executivos, como o pagamento de contas, facilitando a organização de suas demandas.Identificar oportunidades para agilizar, otimizar e automatizar atividades, buscando sugerir e implementar as melhores práticas, visando a eficiência operacional do setor.
