Project Logistics Coordinator/ Coordenador De Logística De Projetos Operations · Em&I Brazil - Macae

Job Title Project Logistics Coordinator
Role To provide project coordination and logistics support to allocated projects, primarily in Americas, in accordance with the defined competency requirements.
Reporting to Operations Manager Brazil for line management
Project Manager for specific projects
Interfaces: Project Coordinators, Project Teams, Operations Manager.
Academic Competencies ? Evidence of Project Management training preferably through an accredited body such as PMI
? Advanced user in the following Microsoft applications; Outlook, Word and Excel Experience of using financial database, e.g., SAP, Deltek, etc.
? Basic user in other Microsoft applications
? Tertiary education in engineering, project management or business studies preferred Advance use of Microsoft Projects or eq. planning tools (Artemis or eq.)
? Experience of Project Management Tools (Deltek, JD Edwards or eq.)
Experience Competencies ? A minimum of 2 years' experience working within a Project Management
team covering both Project Coordination and Logistics, preferably some planning experience.
? Ability to communicate effectively, through oral and written means, at all levels within EM&I, Client and Vendor organisations on a wide variety of project related matters.
? Planning/organisational skills with the flexibility to respond to unexpected requests requiring delivery in short timescales.
? Experience of supporting financial control of projects and strong commercial awareness.
? Ability to prioritise workload using effective time management skills.
? Supporting the management of personnel and equipment resources and delivering project information on planned versus actual cost and progress.
? Ability to work independently and proactively but also as part of a team.
Responsibilities Project Coordinator Support
? Understanding contractual terms and conditions and supporting compliance thereof
? Set-up and policing of PM-013 (internal procedure) for all allocated projects
? Day to day co-ordination of allocated projects
? Create and update project files /libraries on daily basis.
? Reviewing of timesheets / expenses for site-based personnel
? Production and update of project plans
? Attending internal and Client progress meetings to monitor and review project deliverables.
? Preparing weekly progress action plans and monthly progress reports
? Review of Daily Progress Reports (DPRs), addressing any issues, summarising, and forwarding to Project Manager for issue to Client
? Chair pre and post mobilisation briefings of site-based personnel and lessons learned meetings.
? All work packs (complete and checked) and equipment manifests and documentation / certification (complete and checked) for allocated projects are provided to the Team Leader in accordance with the Project Plan
? Cost control – monitoring project spend against Budget / PO and raising variation orders where required.
? Sales invoices for your allocated projects are submitted to the Finance Team for issue to the client in accordance with the required timescales and with fully completed operations input to Sales Invoicing Checklists in all instances.
? Work closely with Project Manager on WIP management. Target for WIP on assigned projects: WIP is no more than 15% over 60 days old.
? Supporting Project Manager to ensure timely and efficient financial performance of project.
? Organise and participate in local EM&I demonstrations and trials and ensure Non-Disclosure Agreements are completed and kept up to date.
Logistics Coordinator Support
? Plan site-based personnel resources in support of allocated projects in accordance with the defined competency requirements
? Compilation of Operations Request Forms to specify the required competency requirements & equipment and liaise with internal /external Clients to obtain clarification if needed.
? Gain approval of proposed personnel and prepare appropriate contractual documentation, as required, including Work Orders, Purchase Orders, etc.
? Attend and provide input to Operations Meetings
? Track site-based personnel, per project, working days to ensure that applicable working time legislation and guidelines are adhered to and report any potential breaches to both the General Manager and the Project Manager
Quality, Health, Safety & Environment (QHSE)
? Supporting compliance with Company and Client Health, Safety and Environment policies
? Ensue Safety and Technical Bulletins are delivered to site-based personnel and documented sign-off, confirming understanding and acceptance, is recorded for all site-based personnel within Salesforce.
? Support internal and external Quality Audits including knowledge of, and actions required, to ensure that the project components of ISO 9001 (Quality), ISO 14001 (Environmental) and OHSAS 18001 (Health & Safety) are full filled.
? Assist with required training of Project Logistic Coordinators and other staff, existing or new to company, on procedures and best practise within your role.
Any other tasks and project related activities as directed by the Line Manager.
Cargo Coordenador de Logística de Projetos
Função Fornecer coordenação de projetos e apoio logístico a projetos alocados, principalmente nas Américas, de acordo com os requisitos de competência definidos.
Reporta-se a Gerente de Operações Brasil para gerenciamento direto
Gerente de projetos para projetos específicos
Interfaces: Coordenadores de Projetos, Equipes de Projetos, Gerente de Operações.
Competências Acadêmicas ? Evidência de treinamento em Gerenciamento de Projetos, preferencialmente por meio de um órgão credenciado, como o PMI
? Usuário avançado nos seguintes aplicativos Microsoft; Outlook, Word e Excel Experiência de uso de banco de dados financeiro, por exemplo, SAP, Deltek, etc.
? Usuário básico em outros aplicativos da Microsoft
? Ensino superior em engenharia, gerenciamento de projetos ou estudos de negócios preferencial Uso avançado do Microsoft Projects ou eq. ferramentas de planejamento (Artemis ou eq.)
? Experiência em ferramentas de gerenciamento de projetos (Deltek, JD Edwards ou eq.)
Experiência Competências ? Mínimo de 2 anos de experiência trabalhando em uma equipe de gerenciamento de projetos, abrangendo coordenação de projetos e logística, de preferência alguma experiência em planejamento.
? Capacidade de se comunicar de forma eficaz, por meio oral e escrito, em todos os níveis dentro da EM&I, dos clientes e fornecedores em uma ampla variedade de assuntos relacionados ao projeto.
? Habilidades de planejamento/organização com flexibilidade para responder a solicitações inesperadas que exigem entrega em prazos curtos.
? Experiência de apoio ao controle financeiro de projetos e forte vocação comercial.
? Capacidade de priorizar a carga de trabalho usando habilidades eficazes de gerenciamento de tempo.
? Apoiar a gestão de pessoal e recursos de equipamentos e fornecer informações sobre o projeto planejado versus custo real e progresso.
? Capacidade de trabalhar de forma independente e proativa, mas também como parte de uma equipe.
Responsabilidades Suporte a Coordenação de Projetos
? Compreender os termos e condições contratuais e apoiar o seu cumprimento
? Configuração e policiamento do PM-013 (procedimento interno) para todos os projetos alocados
? Coordenação diária dos projetos alocados
? Criar e atualizar arquivos / bibliotecas de projetos diariamente.
? Revisão de planilhas de horas/despesas para pessoal baseado no local
? Produção e atualização de planos de projeto
? Participar de reuniões de progresso internas e do cliente para monitorar e revisar as entregas do projeto.
? Preparar planos de ação de progresso semanais e relatórios de progresso mensais
? Revisão dos Relatórios Diários de Progresso (RDPs), abordando quaisquer problemas, resumindo e encaminhando ao Gerente de Projeto para emissão ao Cliente
? Presidir briefings pré e pós-mobilização da equipe local e reuniões de lições aprendidas.
? Todos os pacotes de trabalho (completos e verificados) e manifestos de equipamentos e documentação/certificação (completos e verificados) para projetos alocados são fornecidos ao Líder da Equipe de acordo com o Plano do Projeto
? Controle de custos – monitorando os gastos do projeto em relação ao orçamento/Ordem de Compra e aumentando os pedidos de variação quando necessário.
? As faturas de vendas para seus projetos alocados são enviadas à Equipe Financeira para emissão ao cliente de acordo com os prazos exigidos e com as operações totalmente concluídas inseridas nas Listas de Verificação de Faturamento de Vendas em todas as instâncias.
? Trabalhar em estreita colaboração com o Gerente de Projeto no gerenciamento de custos do projeto. Meta para custos em projetos atribuídos: Trabalho em Progresso não é superior a 15% em 60 dias.
? Apoiar o gerente de projeto para garantir o desempenho financeiro oportuno e eficiente do projeto.
? Organizar e participar de demonstrações e testes locais de EM&I (sediados em Aberdeen) e garantir que os Acordos de Confidencialidade sejam concluídos e mantidos atualizados.
Suporte ao Coordenador de Logística
? Planejar recursos de pessoal baseados no site em apoio a projetos alocados de acordo com os requisitos de competência definidos
? Compilação de Formulários de Solicitação de Operações para especificar os requisitos de competência e equipamentos necessários e estabelecer contato com clients internos/externos para obter esclarecimentos, se necessário.
? Obter a aprovação do pessoal proposto e prepare a documentação contratual apropriada, conforme necessário, incluindo Ordens de Trabalho, Pedidos de Compra, etc.
? Participar e fornecer informações para reuniões de operações
? Rastreie o pessoal baseado no local, por projeto, dias úteis para garantir que a legislação e as diretrizes de horário de trabalho aplicáveis sejam cumpridos e relate quaisquer possíveis violações ao gerente geral e ao gerente de projeto
Qualidade, Saúde, Meio Ambiente e Segurança (QSMS)
? Apoiar o cumprimento das políticas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente da Empresa e do Cliente
? Garantir que os boletins técnicos e de segurança sejam entregues ao pessoal do local e a assinatura documentada, confirmando o entendimento e a aceitação, seja registrada para todo o pessoal do local dentro do Salesforce.
? Apoiar auditorias de qualidade internas e externas, incluindo conhecimento e ações necessárias para garantir que os components do projeto da ISO 9001 (Qualidade), ISO 14001 (Ambiental) e OHSAS 18001 (Saúde e Segurança) sejam totalmente preenchidos.
? Auxiliar no treinamento necessário dos Coordenadores de Logística do Projeto e outros funcionários, existentes ou novos na empresa, sobre procedimentos e melhores práticas dentro de sua função.
Quaisquer outras tarefas e atividades relacionadas ao projeto, conforme indicado pelo gerente direto.

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