Administrative Assistant

Empresa multinacional do segmento de industria busca uma pessoa para atuar como Assistente Executivo / Executiva do nosso escritório localizado em Barueri, São Paulo, responsável por organizar e realizar as atividades da área administrativa relativas, secretaria, facilities e atividades afins como atualização de dados, de cadastros, organização de eventos e agendas, controle e tramitação de documentos, bem como definir normas e procedimentos de atuação com o objetivo de atender as necessidades e objetivos da empresa e do membros executivos da organização. Responsibilidades: Como Assistente Executivo / Executiva, seu trabalho é interno e 100% presencial. Irá realizar outras atividades correlatas e/ou inerentes aos procedimentos do seu processo de trabalho a critério do seu superior imediato, sempre que necessário. Sua rotina consiste em fazer a gestão das seguintes áreas, mas não limitado a:
Recepção Atualização da Lista de Contatos Controle de Correspondências (Recebidas e Enviadas) Organização de Agenda de Reuniões Organização das Salas de Reunião / Copa Controle e Organização dos Coffees Solicitar Cartões de Visita Acompanhar as Solicitações de Cartório Pagamentos em Geral Manutenção de carros dos membros da Equipe Executiva Visitas e Eventos Reserva e organização de salas, restaurantes, transporte, etc Gestão de fornecedores Recepção de visitantes Organização de Eventos em Geral Facilities Administração do Contrato de Prestação de Serviço Manutenções e Reparos prediais Controle dos Estoques (Almoxarifado, Copa, Higiene e Primeiros Socorros) Compras de Suprimentos Pagamentos em Geral (aluguel, condomínio, prestadores de serviços, etc.) Viagens e Táxis Solicitações de Viagens a membros da Equipe Executiva Aprovações das Solicitações de Viagens Uber - Solicitações de Corridas Manutenção da Base de Dados da Uber, Agencia de Turismo e Frota (combustível) Requisitos Graduação Superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas a função; Conhecimento em atividades administrativas de escritório; Inglês intermediário mandatório; Habilidades de organização, proatividade, comunicação efetiva e trabalho em equipe.