Assistente De Secretariado

DESCRIÇÃO DA VAGA Será responsável pela cobertura das demandas da recepção e toda atividade inerente à esta, como: atendimento de ligações, direcionamentos e registro de informações diversas. Recepcionar o público externo, e realizar controles, agendamentos e organização das salas de reuniões. Dar auxílio nas demandas administrativas, suporte direto à área de Assistência Executiva na ausência ou não do Assistente Administrativo. Orientação às equipes de suporte quanto à organização das salas de reunião, manter a recepção organizada, conferir os materiais das salas de reuniões e solicitar a reposição de materiais e equipamentos ao Facilities. Registro e organização dos envios de correspondências, organização das solicitações de cartório etc. RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES Atendimento telefônico e direcionamento de chamadas; Registrar e repassar recados; Recepcionar visitantes e direcioná-los ao destino correto; Controlar o uso das salas de reuniões conforme calendário; Agendar reuniões nas salas sempre que solicitado; Solucionar conflitos devido à má utilização das salas de reunião; Ligar diariamente o equipamento Bloomberg; Dar suporte diariamente à área de Assistência Executiva; Fazer interface com as equipes de suporte do escritório para garantir o funcionamento das salas de reunião e outros equipamentos; Organizar demandas de envio de correspondências, bem como os devidos registros; Fazer solicitações ao cartório e manter os registros dos serviços atualizados; Estar presente na recepção com pontualidade e assiduidade; Auxiliar no controle de agenda da Diretoria e Gerentes REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES Experiência prévia em secretariado e recepção; Conhecimento do pacote Office; Inglês avançado; Capacidade de executar múltiplas tarefas com energia, autonomia e responsabilidade; Bom relacionamento interpessoal; Boa comunicação escrita e verbal; Comprometimento; Proatividade; Organização. INFORMAÇÕES ADICIONAIS Local de Atuação : Rio de Janeiro - Bairro Jardim Botânico - Brasil Formato Presencial